Бизнес – это командная игра. Нельзя разбираться во всех аспектах одинаково хорошо. Однако брать специалиста в штат и платить ему зарплату не всегда рентабельно. Особенно на начальном этапе, когда компания только встает на ноги. На помощь приходит аутсорсинг. Что это?
Что такое аутсорсинг?
Представьте, что фирма открывает новый офис. Есть штат менеджеров, но кто-то должен перевезти оборудование, подключить оргтехнику, настроить компьютеры и интернет. Не создавать же для этого отдельные штатные единицы грузчиков и системных администраторов. А как же тогда быть?
Попробуем объяснить на примере. Что вы делаете, когда оказываетесь в чужом городе без машины?
Берете в аренду чужой автомобиль: с водителем – такси, или без – напрокат. Точно так же можно поступать и с персоналом: потребовалась бригада грузчиков или нужно настроить локальную сеть в офисе – обратитесь в специализированную фирму, которая на определенное время предоставит вам нужное количество квалифицированных рабочих. Это и есть аутсорсинг. Что это - понятно, идем дальше.
Сторонняя организация может отвечать за определенную область вашего бизнеса, в которой штатные специалисты не очень сильны. Часто небольшие фирмы пользуются услугами сторонних юристов, бухгалтеров, кол-центров.
Сторонние эксперты проведут независимую оценку имущества или аудит компании, когда вам важно убедить в объективности исследования третью сторону – потенциальных кредиторов или партнеров по бизнесу.
За это придется заплатить. Однако иногда это дешевле, проще и быстрее, чем искать подходящего специалиста самостоятельно и принимать его в штат.
Приблизительная картинка касательно того, что это - аутсорсинг и как он работает, уже должна была сложиться у вас в голове. Теперь дадим этому понятию определение:
Аусорсинг – передача определенных функций сторонней организации, действующей в этой области, на основании договора возмездного оказания услуг.
Звучит сложно, но, на самом деле, все проще, чем кажется – вы находите подходящую фирму, заключаете с ней договор и передаете ей часть своих функций, например ведение бухгалтерии. Причем за оказание этих услуг вам придется заплатить.
Как не ошибиться с выбором?
Здесь есть 2 важных момента:
- Правильно выбрать организацию, которой вы собираетесь доверить свою работу.
- Заключить договор, в котором подробно прописать все условия сделки: какая работа должна быть выполнена, с каким качеством и в какие сроки. Важно четко понимать, какого результата вы ожидаете от партнера. И он также должен это понимать.
Как подобрать надежного партнера?
Возьмем такую услугу, как ведение бухгалтерии. Есть разные компании: небольшой ресторанчик, где работают члены семьи, или огромная корпорация, которая строит новые микрорайоны. Точно так же разными будут и фирмы, ведущие бухгалтерию у этих компаний.
Вам нужно подобрать партнера, который:
- отлично разбирается в специфике вашего бизнеса;
- имеет связи в нужных вам кругах: банках, чтобы вы могли срочно оформить кредит, или в налоговой инспекции;
- обладает безупречной репутацией среди фирм, подобных вашей;
- готов работать с вашими оборотами;
- разделяет цели, политику и миссию вашего бизнеса.
Это непросто. Недаром бизнесмены говорят, что найти хорошего партнера сложнее, чем жену. Вы с партнером должны понимать друг друга с полуслова. Только тогда получится построить взаимовыгодные и долгосрочные отношения. Что это?
При аутсорсинге трудности будут всегда – независимо от того, какую часть своей работы вы хотите переложить на кого-то другого. Непросто подобрать и фирму, оказывающую юридические услуги, и толковых продажников, и даже нерадивые грузчики могут доставить массу неприятностей.
Нужно "притереться" друг к другу. Партнерские отношения - это способность поставить себя на место другого, желание идти на компромисс. Вы должны почувствовать это прежде, чем подпишете договор аутсорсинга.
Вряд ли вам повезет с первого раза. Придется «перецеловаться с тысячей лягушек», чтобы найти «свою царевну». Когда-нибудь повезет. Вы найдете фирму, с которой вам комфортно и выгодно работать.
Как только это произойдет, приложите все усилия к тому, чтобы закрепить эту взаимную симпатию. Однако в мире бизнеса все меняется очень быстро. Поэтому будьте готовы к тому, что рано или поздно вам придется расстаться.
На что обратить внимание при подписании договора?
Вам помогут логика, осмотрительность и здравый смысл. Уделите особое внимание следующим моментам:
- четко определите все сервисы, которые передаете на аутсорсинг, составьте приложение к договору с подробной детализацией;
- обязательно определите дату начала и окончания работ, срок соглашения – один из важнейших пунктов договора;
- обе стороны должны четко понимать весь процесс работы: какие процедуры предстоит выполнить, в какие сроки, как будет организован сам процесс;
- продумайте и четко опишите порядок расчетов – вы не сможете попросить отсрочку, если она не предусмотрена соответствующим пунктом;
- разделите не только обязанности, но и ответственность, причем мало договориться «на словах» – четко пропишите все в договоре аутсорсинга;
- определите права и обязанности сторон;
- обязательно опишите порядок, условия и сроки расторжения договора;
- предусматривайте в договоре ключевые показатели эффективности – KPI, чтобы подрядчик понимал, каких показателей от него ждут.
Проработать эти пункты – ваша обязанность как руководителя бизнеса. Обо всем остальном позаботятся ваши юристы. Но и слепо доверять своим сотрудникам не стоит – всегда несколько раз и внимательно читайте любую бумагу, прежде чем ее подписать.
Какие виды аутсорсинга существуют?
Согласно международной системе классификации, на этом рынке выделяют:
- производственный аутсорсинг – рекламное агентство использует мощности типографии, чтобы напечатать календари или визитки;
- аутсорсинг отдельных бизнес-процессов – бухгалтерию, юридический отдел или кол-центр вашего бизнеса обслуживает сторонняя компания;
- аутсорсинг персонала – ваш офис охраняют сотрудники частного охранного предприятия;
- IT-аутсорсинг – вам делают сайт и наполняют его полезным контентом.
Дополнительно аутсорсинг можно разделить на внешний и внутренний: вашу бухгалтерию ведет сторонняя компания в своем офисе, т. е. извне, а ваш товар сторожит охранник – он находится на вашей территории, т. е. внутри.
8 преимуществ аутсорсинга
Аутсорсинг – это выгодно, особенно для небольших компаний. И вот почему:
- не нужно отвлекаться на второстепенные бизнес-процессы;
- сокращение издержек – часто постоянно платить зарплату сотруднику выходит дороже;
- все ресурсы внутри компании концентрируются на стратегически важных целях;
- растет качество произведенной продукции;
- происходит разделение риска и ответственности со сторонней компанией;
- позволяет получить лучших исполнителей за приемлемое вознаграждение;
- сокращает риски дефицита рабочей силы или расходных материалов;
- положительно сказывается на инвестиционной привлекательности компании.
Сергей Наумов, руководитель регионального союза предпринимателей Воронежа, в интервью hr-portal, описывая свой опыт, рассказал, что аусорсинг помог ему избавиться от собственного автопарка и сократить затраты в 2-3 раза.
По его словам, автопарк приносил только головную боль: постоянно искали запчасти, ремонтировали старую технику. Причем в этом процессе были задействованы значительные ресурсы: приходилось держать целый штат водителей, снабженцев, механиков и платить им зарплату. А еще для всего этого была нужна охрана. Аутсорсинг решил проблему.
Действительно ли все так гладко?
Вспомним недавнее советское прошлое. Штат предприятия представлял собой некий сплоченный организм, единое целое. Это был коллектив энтузиастов, работавших не за деньги, а за идею.
Все они разделяли общую миссию и ценности, двигались в едином порыве. Были готовы всегда прийти товарищу на помощь и заменить собой, если нужно.
А теперь попробуйте также наладить работу, если в процессе принимает участие десяток различных компаний, каждая из которых хочет урвать кусок пожирнее и отстаивает только собственные интересы, не заботясь об остальных и общем благе.
Так как же быть? Советская модель слишком тяжелая, прожорливая и неповоротливая для современной экономики. А аутсорсинг, хотя и повышает эффективность, не позволяет коллективу работать как единый организм.
Выход только один – искать золотую середину. Не каждому предприятию нужны сторонние кадры. Также, как и не каждый процесс можно отдать на аутсорсинг.
Тут к каждой ситуации нужно подходить индивидуально. Где-то выгоднее внедрять современные решения и повышать эффективность, где-то – держать штатных специалистов.
Практика показывает, что нельзя внедрять аутсорсинг там, где существует риск аварии или остановки непрерывного производства. Если принимать решения и действовать нужно в течение нескольких часов, а иногда и минут, отвечать за этот участок должен только штатный специалист. Особенно это касается промышленных предприятий и производств с повышенным уровнем опасности.
10 причин отказаться от аутсорсинга
Теперь, когда вы знаете, что это такое - аутсорсинг, виды и примеры которого были рассмотрены выше, принимая решение, обратите внимание на следующее:
- Латать финансовые дыры с помощью аутсорсинга – не лучшее решение. Если основные средства находятся в аварийном состоянии, оборудование изношено и требует ремонта, обойтись только аутсорсингом вряд ли получится. Тут нужны капитальные инвестиции и модернизация всего производства.
- Своему работнику вы нарезаете столько задач, сколько считаете нужным. Аутсорсер будет делать только то, что написано в договоре – не больше и не меньше. Причем совсем не обязательно он будет это делать лучше, чем штатный сотрудник. А вот «нагрузить» его дополнительными обязанностями точно не получится.
- Штатный сотрудник дорожит своим местом работы и предан вам. У аутсорсера таких клиентов, как вы, может быть десяток и даже не один. Попробуйте задержать на неделю оплату и сразу почувствуете разницу.
- Вряд ли аутсорсер будет также хорошо разбираться в специфике именно вашей компании, как штатный профессионал, который «вырос» в вашем коллективе.
- Аутсорсер получает доступ ко всей документации вашей компании. Разумеется, только в пределах своей компетенции, но тем не менее. Такой человек вполне может использовать полученную информацию в своих корыстных интересах. Где гарантия, что такой сотрудник не «сольет» информацию вашим конкурентам?
Отзывы об аутсорсинге
Кто-то относится к этому явлению положительно, другие – наоборот, всячески проклинают тот день, когда решились на подобный эксперимент. И каждый расскажет вам свою историю.
В основном люди жалуются на низкое качество и небрежное отношение к работе. Особенно если требуется персонал с низкой квалификацией: грузчики, уборщицы, упаковщики.
Аутсорсеры набирают такой персонал по объявлениям в интернете, на остановках, в общественном транспорте. Зарплаты предлагают низкие, текучка бешеная. Понятно, что и "контингент" соответствующий. Откуда взяться прилежанию и ответственности? Люди приходят на несколько дней, в лучшем случае – месяцев. Подобная организация аутсорсинга и создает этому виду деятельности негативную репутацию.
Другое дело – фирмы с именем, которые занимаются оказанием услуг: бухгалтера, юристы, айтишники. Чтобы выдержать бешеную конкуренцию, они просто вынуждены привлекать только квалифицированный персонал и работать с полной отдачей.
Скорее всего, о таких компаниях вы найдете только положительные отзывы. Однако и на мелочи такие аутсорсеры не размениваются. За свою работу они отвечают репутацией. Поэтому и стоимость аутсорсинга соответствует качеству.
Тут все зависит от размера вашего бизнеса и поставленной задачи. Если вам нужно, чтобы кто-то раз в квартал сдавал за вас отчеты в налоговую, подобная фирма вам не подойдет. Слишком высока у них стоимость услуг.
Кроме того, вряд ли они согласятся работать с небольшой компанией или ИП. Таким фирмам интересен масштаб.
Вам же придется поискать кого-то поскромнее. Однако тут и риск нарваться на некомпетентность возрастает многократно. Аутсорсинговая компания (что это такое, смотрите выше) должна соответствовать вашему уровню: масштабу бизнеса, обороту и опыту.
Обращайте внимание только на компании в своей «весовой категории». Если вы только начинаете, нет смысла читать отзывы о лидерах рынка. Присмотритесь к лучшим из них. И только потом принимайте окончательное решение.
Подведем итоги
Обращаться за помощью к сторонним фирмам или выращивать собственный штат? Каждый решает для себя сам. Чаще всего это полезно мелким частным компаниям: ИП или ООО. Аутсорсинг действительно помог многим – затраты сократились, а общая эффективность выросла.
Однако можно привести и немало примеров, когда подобное сотрудничество ничем хорошим не закончилось. Причем в такие ситуации попадают не только частные компании, но и государство.
Достаточно вспомнить самый крупный провал - реформы бывшего министра обороны Анатолия Сердюкова. Хотя аутсорсинг и помог высвободить около 72 000 военнослужащих для выполнения своих прямых задач, с привлеченными организациями связан ряд громких коррупционных скандалов.
По словам Сергея Шойгу, эксперимент полностью провалился. В дальнейшем Министерство обороны планирует отказаться от услуг подобных компаний, они оказались абсолютно несостоятельными в военных условиях.
Прежде всего пострадали сами военнослужащие - качество оказанных услуг оказалось низким и не устроило конечного потребителя. Кроме того, расходы выросли на 49 млрд рублей.
Относительно безопасно поручить внешним компаниям задачи обслуживания бизнеса: аутсорсинг бухгалтерии, охрану, клининг и другие. Причем собственные сотрудники при этом смогут сконцентрироваться на решении более важных стратегических задач и основных процессах бизнеса.
В любом случае следует помнить одно: переложить какие-то функции на стороннюю компанию вы можете, но ответственность в любом случае нести вам, как и принимать ключевые решения. Это ведь ваш бизнес.