Что такое факсимиле? Сразу нужно сказать о том, что это штамп с точным воспроизведением подписи уполномоченного лица, который достаточно широко используется в документообороте организаций. Он просто незаменим в той ситуации, когда руководителя нет на месте и нужно срочно поставить его подпись на определенных документах. Подробнее обо всем этом узнаете в процессе прочтения настоящей статьи.
Определение
Что такое факсимиле? Это очень интересный вопрос, ответ на который знают, конечно же, не все. Закон не содержит понятия факсимиле, тем не менее указанный термин используется в хозяйственной деятельности многих предприятий.
Факсимиле – это штамп, на котором в зеркальном отображении расположена подпись ответственного лица (например, начальника отдела или руководителя всего предприятия). Его наличие очень выручает в том случае, когда на служебной документации необходимо проставление большое количества подписей уполномоченного лица. К сожалению, не всегда сотрудники организаций и даже сами руководители предприятий знают о том, когда применение факсимиле допустимо, а когда проставление оттиска подписи не имеет юридической силы. Данный факт нужно учитывать.
На каких документах ставится?
Когда же все-таки допустимо применение факсимиле? В законодательстве нет четкого ответа на данный вопрос. Организация может самостоятельно разработать и утвердить положение о факсимиле, а также порядок использования факсимиле.
Подписи такого вида на первичных документах и при заключении сделок возможны только в случаях, установленных законом или соглашением сторон. Как правило, данный штамп применяется для постановки подписи на грамотах, благодарственных письмах, которые не относятся к бланкам строгой отчетности. В ряде случаев подписи факсимиле используются и при подписании гражданских договоров, но это бывает очень редко. Хотя коммерческие кампании из-за наличия большого количества документов просто не могут обойтись без такого штампа.
Можно ли использовать при оформлении доверенности?
Еще раз хотелось бы вернуться к вопросу о том, что такое факсимиле и для чего оно предназначено. Ответ в данном случае очень прост. Факсимиле – это точное воспроизведение подписи уполномоченного лица, изготовленное в виде оттиска печати. Многие граждане и даже организации иногда не могут отличить проставленный на документах штамп от настоящей подписи. Тем не менее это не значит, что факсимиле можно использовать на всех исходящих документах.
Можно ли использовать данный оттиск подписи должностного лица при оформлении доверенностей? Ответ на указанный вопрос будет отрицательным. В подтверждение этому служит Письмо МНС РФ № 18-0-09/000042.
Поэтому, даже при оформлении дубликата доверенности, факсимиле использовать запрещено. Это нужно знать всем руководителям организаций.
На первичной бухгалтерской документации
Что такое факсимиле? Хотелось бы еще раз вернуться к данному вопросу. Факсимиле называют оттиск подписи руководителя, который представляет собой небольшой штамп прямоугольной формы. Его использование при оформлении первичной бухгалтерской документации запрещено законом. Потому что данные документы должны быть подписаны лично руководителем фирмы или главным бухгалтером. В противном случае, у налоговой службы могут возникнуть обоснованные претензии к налогоплательщику. Это нужно учитывать.
К изложенному
На каких документах можно ставить факсимиле? Ответ на данный вопрос достаточно прост. Факсимиле можно ставить на тех документах, которые не являются финансовыми и не должны быть переданы в налоговый орган для отчетности. Исключение здесь составляет доверенность, выдаваемая руководителем организации одному из сотрудников на получение материальных ценностей или же представление интересов организации в государственных и судебных органах. В данном случае необходима подлинная подпись начальника.
Кстати, если организация постоянно применяет факсимиле при подписании внутренних документов, то нужно отдельным приказом выделить только тех лиц, которые по своей служебной надобности имеют право воспользоваться данным штампом. Например, это может быть инспектор отела кадров, который печатает и выдает справки сотрудникам фирмы.
На каких документах можно ставить факсимиле, кроме внутренней документации? Очень часто такой оттиск используют при оформлении благодарностей сотрудникам, подписании характеристик и грамот.
Важное
Факсимиле необходимо применять только в случаях, когда это не запрещает законодательство. Например, в гражданском договоре есть пункт о том, что стороны имеют право на использование данного штампа при заключении соглашения.
Таким образом, факсимильную подпись разрешено применять в следующих случаях:
- для закрепления гражданско-правовых отношений;
- при наличии соглашения сторон о том, что они не возражают, чтобы при оформлении документов был использован штамп с оттиском подписи ответственного лица;
- если она приравнивается к личной подписи стороны сделки.
Эти моменты нужно учитывать руководителям организаций.
В том случае, если факсимильная подпись будет поставлена на документах, направленных в государственные органы, или на тех бумагах, которые являются документами первичного бухгалтерского учета, на товарных накладных или на доверенности, то данный штамп не будет иметь юридической силы. Это нужно запомнить.
Небольшая характеристика
Факсимиле на документах может заменить личную подпись уполномоченного лица только в том случае, когда это предусмотрено законом или определенным соглашением сторон при заключении сделки. Например, если муниципальное учреждение оказывает образовательные услуги на безвозмездной основе, то при заключении соглашения исполнитель, как одна из сторон договора, может воспользоваться факсимиле. В этом нет ничего противозаконного.
Тем не менее, если речь идет о подписании документов для налоговой службы или иных государственных органов, то использование факсимиле будет являться незаконным. Потому что в этом случае необходимо личная подпись руководителя организации.
Использование факсимиле при оформлении доверенностей также является недопустимым. Это связано с тем, что доверенность – важный юридический документ, который содержит в себе полномочия одного лица представлять интересы другого перед государственными органами и организациями. Из этого следует, что доверенность может быть подписана только руководителем организации лично, без использования кем-либо факсимиле. Данное правило очень важно и его соблюдение поможет избежать множества неприятностей.
Где можно изготовить?
В том случае, если директор кампании пришел к выводу, что он не может лично подписывать все входящие бумаги или внутренние распоряжения организации из-за слишком большого объема документации, то ему в работе просто не обойтись без использования факсимиле.
Изготовлением такого оттиска занимаются частные компании, которые производят печати и штампы. В небольших городах такие услуги предоставляются даже в типографиях. Стоимость и сроки изготовления будут зависеть от сложности подписи и дизайна факсимиле. Как правило, на создание такого штампа уходит не больше недели, если у компании много заказчиков. Лучше всего обращаться в те фирмы, которые уже давно занимаются изготовлением печатей и штампов и имеют большое количество постоянных клиентов.
Нужно или нет?
В том случае, если руководитель организации сомневается в том, что ему нужно факсимиле в качестве аналога подписи, не стоит торопиться и заказывать данный штамп. Тем более, если в организации не так много бумаг и начальник постоянно находится на месте и может в любой момент лично подписать служебный документ.
При наличии оттиска подписи руководителя, данным штампом могут воспользоваться подчиненные в своих личных целях. Это также необходимо учитывать.
В трудовых договорах
Печать факсимиле иногда используется при оформлении на работу нового сотрудника, когда руководителя нет на месте и заполнением всех бумаг занимается специалист по кадрам. Законно ли применение данного оттиска подписи в этом случае? Данный вопрос является спорным. Некоторые юристы утверждают, что подписывать трудовой договор с работником руководитель должен только лично. В таком документе речь идет не только о продолжительности рабочего дня сотрудника, но и его заработной плате. А это уже финансовый вопрос. Следовательно, факсимиле здесь применяться не должно.
Тем не менее многие кадровики уверены в том, что закрепить трудовые отношения сторон таким штампом вполне возможно. Тем более, если работник и работодатель это согласовали между собой.
Нужно сказать еще и о том, что правила подписания данного документа таким способом нигде не зафиксированы. Поэтому говорить о каком-то запрете применения факсимиле в трудовых договорах не является разумным.
Заключение
Каждый руководитель предприятия должен принимать непосредственное участие в подписи любых документов фирмы. Даже если у последнего есть факсимиле с оттиском его подписи, это совсем не означает, что данный штамп может находиться в руках у любого сотрудника. В организации нужно обязательно сделать положение «Об использовании факсимиле» и утвердить исчерпывающий список должностных лиц, которые по роду своей деятельности могут им воспользоваться. Например, очень часто факсимиле требуется в кадрах для проставления подписи уполномоченного лица на определенных документах, выдаваемых работникам. Кроме того, нередко данный оттиск используют секретари руководителей при проставлении подписи начальника на грамотах, поздравительных открытках или благодарственных письмах.