График Парето — очень полезный инструмент, иллюстрирующий основные причины складывающейся ситуации. Анализ Парето — это процесс ранжирования для определения того, какие из многих возможностей следует использовать в первую очередь. Он также известен как «отделение жизненно важных немногих от тривиальных многих». Диаграмма Парето показывает относительную частоту дефектов в ранговом порядке и обеспечивает инструмент определения приоритетов. Поэтому с ее помощью можно организовать эффективные мероприятия по совершенствованию любого процесса.
Просто об анализе дефектов
Теория возникла в 1897 году, когда итальянский экономист по имени Вилфредо Парето создал формулу, представляющую неравномерное распределение богатства, что позже стало известно, как правило Парето (или правило 80/20). Многие слышали его высказывание, что 20% людей вызывают 80% проблем. Этот принцип начали применять для анализа дефектов, отделяя «существенные немногие» от «тривиальных многих». Ниже приведен пример дефектов краски с завода автомобильной сборки.
После рассмотрения вышеприведенной диаграммы, нет вопроса, какой аспект для успешной работы необходим в первую очередь. Однако график построен только на базе одного измерения — расхода. В нем видно, что на показатель достижения наивысших доходов влияет больше всего нарушение сроков поставки, а повреждения при перевозках практически не влияют на доходность. Чтобы повысить ее, вероятно, наивысшим приоритетом будет мероприятия по устранению нарушений сроков поставки.
Можно создавать график, используя практически любую электронную таблицу или программное обеспечение. Они часто строятся с горизонтальными полосами и без общей процентной линии, как показано ниже.
Правило 80/20
График Парето — это механизм, позволяющий сосредоточить внимание на приоритетах при принятии решений. Это хороший коммуникационный инструмент, который описывает данные в простой и удобной для чтения форме. Он помогает изучать и анализировать частоту события в процессах и идентифицировать крупнейших участников.
Преимущества использования диаграмм Парето в экономическом плане:
- Разбивает большую проблему на мелкие части.
- Определяет наиболее важные факторы, показывает, на чем сосредоточить усилия для достижения целей.
- Позволяет лучше использовать ограниченные ресурсы.
Эти особенности помогают выделить несколько основных проблем из множества вероятных, чтобы сосредоточить усилия по улучшению, упорядочить данные в соответствии с приоритетом, определить, какие проблемы наиболее важны.
Построение диаграммы Парето может ответить на следующие вопросы:
- Каковы самые большие проблемы, стоящие перед командой или бизнесом.
- Какие 20% источников производят 80% проблем.
- Где должны сосредоточить усилия на достижение наибольших успехов.
Определения приоритетов
Этот подход используется, чтобы установить, с какими вопросами человек может столкнуться в первую очередь, например, получив новую должность. Не является удивительным тот факт, что вновь назначенный руководитель наследует целый ряд проблем, требующих первоочередного интереса. В идеале он захочет сосредоточить свое внимание на решении наиболее важных вопросов. Но как правильно их определить?
Анализ диаграммы Парето — это простой способ установления приоритетов возможных трансформаций путем выявления проблем, которые будут устранены после реализации изменений. Используя этот подход, можно установить приоритеты отдельных изменений, которые будут лучше всего совершенствовать ситуацию. Анализ Парето использует принцип 80/20. С помощью этого инструмента надо попытаться найти 20 % процессов, которые обеспечат 80% результатов.
При построении диаграммы Парето качество базы данных имеет первоочередное значение. Правильно построенный график наглядно иллюстрирует отсутствие симметрии, которая может возникнуть между выполненной работой и достигнутыми результатами. Например, 13 % ее могут генерировать 87% прибыли. Или 70% проблем можно решить, имея дело с 30% причин.
Принцип создания инструментов
Перед построением диаграммы Парето нужно выполнить подготовительную работу. Порядок операций:
- Определить список проблем, которые необходимо решить. Побеседовать с клиентами и членами команды, чтобы учесть их мнение.
- Определить корневую причину каждой проблемы. Такие методы, как "мозговой штурм", "5 почему", "анализ причин и следствий" и "анализ корневых причин" помогут с этим справиться и описать математически каждый вопрос. Используемый метод подсчета зависит от задачи, которую нужно решить. Например, если улучшается прибыль, можно описать вопрос на основе того, сколько она стоит. В качестве альтернативы (если нужно повысить удовлетворенность клиентов) можно зачислить их на основе количества жалоб, устраненных путем решения проблемы.
- Сгруппировать проблемы по причинам. Например, если три проблемы вызваны нехваткой персонала, поместите их в одну группу. Выставить оценки для каждой группы. Добавить баллы для причин. Группа с лучшими показателями — наивысший приоритет, а с худшими — низкий.
- Разобраться с причинами, касающимися приоритетной проблемы или их группы. Нужно иметь в виду, что проблемы с низким приоритетом, возможно, даже не стоят беспокойства, так как их решение может стоить больше, чем результат от их разрешения.
10 шагов для создания графиков
Для построения диаграммы Парето используют три столбца, например: тип дефектов, их количество и совокупный процент. График должен ответить на вопрос, какие из этих 20% дефектных типов составляют 80% рассматриваемой бизнес-проблемы. После построения графика приступают к диаграмме.
Процесс построения:
- Определяют классификацию для графика. Если желаемая информация отсутствует, можно получить ее путем разработки контрольных листов. Выбрать временной интервал для анализа. Интервал должен быть довольно длинным, чтобы соответствовать типичной производительности.
- Определить общие события, например, стоимость, дефекты и т. д. Для каждой категории определить общую сумму. Если есть несколько категорий, которые составляют лишь небольшую часть от общей суммы, лучше сгруппировать их в группу под названием «Другое».
- Вычислить процент для каждой категории путем деления общей суммы на общее количество и умножить на 100.
- Ранжировать категории от самых больших итоговых событий до самых маленьких.
- Вычислить совокупный процент.
- Построить диаграмму с левой вертикальной осью.
- Поместить соответствующую метку на ось.
- Начертить правую вертикальную ось (от 0 до 100%), при этом 100% с правой стороны будет той же высоты, что и общая сумма с левой стороны.
- Обозначить горизонтальную ось именами категорий. Обозначить точки, представляющие количество каждой категории. Построить колонки, высота которых определяется левой вертикальной осью.
- Нарисовать линию, которая показывает кумулятивный процентный столбец таблицы анализа Парето.
Совокупная процентная линия определяется правой вертикальной осью.
Создать таблицы в Excel
Чтобы сделать диаграмму Парето в Excel, сначала нужно подготовить данные. Как только у исследователя есть значения для каждой причины, можно легко вычислить кумулятивные проценты, используя формулы Excel. И также понадобится фиктивная серия для отображения «среза %» в диаграмме, можно выбрать любой формат, который будет удобен для пользователя.
Подготовив данные, строят диаграмму Pareto простым 5-ступенчатым процессом:
- Начертить диаграмму столбца, используя показатели важности причины. Добавить кумулятивный % s к диаграмме, как строку. Выбрать третий столбец, нажать ctrl + c (копия).
- Выбрать диаграмму и нажать ctrl + v (paste). Excel добавит еще одну колонку в диаграмму. Просто выбрать его и изменить тип серии на линейную диаграмму. Переместить кумулятивную часть % s на вторичную ось. Выбрать линейную диаграмму, перейти к «format data series» ( можно нажать ctrl + 1) и изменить ось для этой серии от первичной до вторичной. Добавить сокращение % к диаграмме Парето в Excel.
- Выбрать четвертый столбец в таблице данных, скопировать и вставить его в диаграмму. Это должно быть вставлено, как новая линейная диаграмма.
- Если столбца нет, то выполнить еще раз шаг 2 .
- Наконец, отрегулировать форматирование, чтобы сделать финальную опцию. Настроить форматирование диаграммы, чтобы выполнить ее более презентабельной.
Программное обеспечение
Создание диаграммы Парето - это не очень сложный процесс даже без специального программного комплекса. Однако многие пользуются специальными программами. Особенно широкое распространение имеет простое программное обеспечение Minitab, которое автоматически создает диаграмму Парето, выбрав Stat> Quality Tools> Pareto Chart или Assistant> Graphical Analysis> Pareto Chart. Необходимо получить данные, в которых каждое наблюдение записывается в отдельной строке рабочего листа или сводных данных, в которых подсчитывается количество очков для каждой категории.
Порядок операций:
- Собрать исходные данные о проблеме.
- Убедиться, что полученная информация полностью представляет исследовательский процесс. Например, если подсчитывается количество предметов, возвращаемых в магазин электроники за определенный месяц в нескольких районах, то не должны собирать данные только из одного магазина, а использовать для принятия решений данные всех точек реализации.
- Подтвердить данные и добавить наблюдения в каждую из категорий.
- Дать название горизонтальной и вертикальной осям.
- Сделать ширину всех горизонтальных полос одинаковыми и назвать категории в порядке от самой большой до самой маленькой.
- На вертикальной оси использовать целые цифры, которые немного превышают рейтинг высшей категории и включают в себя блок измерения.
- Создать панели категорий, используя вертикальную ось. Нарисовать столбцы для каждой, соответствующие расчетам.
- Обеспечить ширину каждого столбца одинаковой.
- Добавить кумулятивные счета и строки.
Шаблоны диаграмм Pareto
Хотя они могут быть легко разработаны, далеко не все имеют возможности сделать это самостоятельно. К счастью, пользователи могут воспользоваться шаблонами и создавать диаграммы и в Microsoft Excel.
Это очень удобно для анализа. Позволяет легко удалять строки, копировать и вставлять их, не портя исходные формулы.
Имея под рукой шаблоны, можно использовать диаграммы Pareto в любой отрасли, например, для управления запасами. Так 20% продаж приходится на 80% запасов продуктов. Или можно проанализировать совокупный вклад в продажи среди магазинов и регионов.
Для эффективности используют двойную ось графика. При этом всегда можно их отформатировать.
Применение графического метода
Диаграмма Парето — это инструмент базового качества, который помогает выявлять наиболее частые недостатки, жалобы или любой другой фактор, который можно учесть и классифицировать. Она помогает визуализировать, какие факторы составляют 20 процентов, какие являются жизненно важными, а какие «тривиальными многими».
Согласно закону Парето, кумулятивная линия резко возрастает для первых нескольких типов дефектов, а затем выравнивается. В тех случаях, когда полосы примерно одинаковой высоты, совокупная процентная линия упрощает сравнение категорий. Она применима к очень широкому кругу ситуаций как в рамках улучшения качества, так и за его пределами. На уровне руководства или управления метод может использоваться в начале нового раунда улучшения качества, чтобы выяснить, какие бизнес-проблемы отвечают за большинство жалоб или потерь, и выделять ресурсы для улучшения.
Перед тем как построить в Excel диаграмму Парето, требуется идентифицировать проект и собрать команду для улучшения проблемы. Она может помочь выбрать соответствующие области, на которых нужно сосредоточиться. Это важно, потому что большинство бизнес-задач весьма многогранные.
Например, задержки доставки могут возникать по самым разным причинам: от механических сбоев и несчастных случаев до ошибок ввода данных и проблем с поставщиками. Если есть много возможных причин, на которых может сосредоточиться команда, разумно собирать данные о том, на какие категории приходится наибольшее количество инцидентов.
Метод диаграммы Парето может быть очень полезен при разрешении конфликтов. У членов команды могут быть резкие разногласия относительно того, как действовать, что также требуется учитывать.
Пример анализа проблем производства
Рассмотрим возможности диаграммы Парето. Пример, в котором показан расчет управления процессом. Покупатель приобрел в собственность неудачный сервисный центр с множеством проблем, которые необходимо решить. Его цель — повысить общую удовлетворенность клиентов. Изучая проблемы производственного процесса, была составлена таблица.
Хозяин объединил проблемы вместе (шаги 4 и 5). Он оценил каждую группу по количеству жалоб и оформил строки образом: Отсутствие обучения ( 5 и 6) - 51 жалоба. Слишком мало обслуживающего персонала (1 и 2) — 21 жалоба. Плохая организация и подготовка ( 3 и 4) — 6 жалоб.
Как видим, собственник получит самые большие преимущества, предоставив персоналу больше обучения. Как только это будет сделано, стоит подумать о возможности увеличения числа сотрудников в Call-центре. Однако, возможно, это не будет необходимо, так как количество жалоб может снизиться, а обучение должно помочь людям быть более продуктивными.
Проводя анализ Парето, собственник может сосредоточиться на обучении как на проблеме, а не распространять свои усилия на обучение, принимать новых сотрудников и, возможно, устанавливать новую компьютерную систему, чтобы помочь инженерам быть более подготовленными.
Ключевые моменты
Анализ Парето — это простой способ определения приоритетности работы по решению проблем. Чтобы использовать анализ, нужно уметь определить проблемы и их причины. Затем оценить каждую и сгруппировать их по причинно-следственным признакам. Затем добавить оценку для каждой группы и начать работу над поиском решения проблем в группе с наивысшей оценкой.
Анализ не только показывает самую важную проблему для решения, но и дает оценку, насколько серьезной она является. Диаграмма Парето — простая в использовании и мощная графическая подсказка на ранних этапах разрешения проблем. Она является эффективной стратегией снижения сложности проекта.