В процессе регистрации компании в обязательном порядке определяется юридический адрес будущей организации. Данная информация вносится в ЕГРЮЛ, а также подвергается регулярной проверке. Выбранный адрес должен использоваться по назначению, а также не допускается, чтобы он применялся большим количество компаний, а иначе фирма может признаваться работниками ФНС в качестве компании-однодневки. Нередко требуется изменение юридического адреса по разным причинам. Информация о новом помещении, где располагается основной офис компании, непременно должна вноситься в ЕГРЮЛ. Поэтому данная процедура предполагает оповещение ФНС.
Когда требуется смена адреса?
Изменение юридического адреса ООО может потребоваться по разным основаниям. Процедура осуществляется добровольно или принудительно. Наиболее часто на это имеются следующие причины:
- владелец компании самостоятельно принимает соответствующее решение, так как желает изменить место расположения головного офиса предприятия;
- расторгается арендный договор, на основании которого использовался прошлый адрес, а собственник помещения не желает продлевать срок его действия, поэтому смена адреса выступает вынужденным мероприятием;
- учредители предприятия желают сменить регион, в котором ведется деятельность;
- используемый адрес становится массовым, так как он применяется многими компаниями во время регистрации, поэтому для предотвращения разных налоговых проверок или вовсе привлечения к ответственности, приходится выбирать другое помещение;
- основной целью изменения адреса выступает возможность сотрудничества с другим отделением ФНС;
- компания с помощью собственных средств приобретает здание или отдельное помещение, которое далее используется в качестве основного офиса;
- выявляются разные ошибки или неточности в учредительных или регистрационных документах;
- другие причины.
Независимо от причины, изменение адреса юридического лица должно осуществляться официально. Для этого надо оповестить о таких изменениях работников ФНС, а также вносятся нужные корректировки в учредительную документацию предприятия.
Правила выбора юридического адреса
Чтобы в будущем не возникало никаких проблем с представителями налоговой службы, важно грамотно выбрать адрес для компании. При внесении изменений в юридический адрес учитываются рекомендации:
- само помещение может не использоваться в качестве головного офиса, но в нем должен находиться секретарь, принимающий разные письма, приходящие из государственных учреждений, поэтому к выбору помещения важно подходить ответственно;
- не допускается, чтобы по одному адресу было зарегистрировано много разных компаний;
- помещение должно обладать нужной категорией и назначением;
- офис должен оснащаться всеми необходимыми коммуникационными системами.
Целесообразно выбирать именно помещение, которое действительно будет использоваться компанией в качестве основного офиса.
Пошаговая инструкция изменения юридического адреса ООО
Процедура делится на последовательные этапы:
- принимается соответствующее решение на собрании участников;
- подготавливаются необходимые документы для вносимых изменений;
- вносятся корректировки в уставную документацию;
- передается пакет документов в ФНС, после чего нужные правки вносятся в ЕГРЮЛ;
- уведомляются контрагенты и банковские учреждения обо всех изменениях.
Предварительно важно выбрать непосредственно новый адрес, который будет использоваться предприятием для работы. Он должен совпадать с фактическим местом работы, что позволяет избежать многочисленных проблем и проверок со стороны работников ФНС.
Оформление решения
Изменение юридического адреса начинается с принятия соответствующего решения учредителями предприятия. При этом учитываются нюансы:
- если имеется всего один владелец компании, то он принимает самостоятельно такое решение, поэтому выпускает решение в письменном виде;
- если фирма принадлежит нескольким учредителям, то проводится собрание, на котором подтверждается необходимость изменения адреса;
- в конце собрания составляется протокол, в котором указываются все принятые решения;
- при необходимости составляется новый устав или вносятся корректировки в имеющийся документ.
Только после правильного оформления решения начинается сбор документов, необходимых для уведомления ФНС о смене адреса, по которому работает предприятие.
Подготовка документов
Пошаговая инструкция изменения юридического адреса предполагает необходимость подготовки многочисленной документации. К ней относятся следующие бумаги:
- если вносятся изменения в уставную документацию, то составляется заявление по форме Р13001, а если корректировки не вносятся в устав, то применяется форма Р14001;
- правильно составленное заявление непременно заверяется нотариально;
- протокол собрания, на котором принимается решение учредителями о необходимости регистрации нового юридического адреса;
- новый устав, в который уже внесены нужные корректировки, причем он должен подготавливаться в двух экземплярах;
- квитанция, подтверждающая уплату госпошлины за внесение изменений, причем требуется уплата средств только при условии, если поправки вносятся в устав, а получателем выступает отделение ФНС, с которым будет сотрудничать фирма;
- гарантийное письмо, составленное владельцем помещения, используемого в качестве юридического адреса организации;
- новый устав;
- если здание принадлежит компании, то подготавливается выписка из ЕГРЮЛ и правоустанавливающая документация;
- если помещение оформляется в аренду, то требуется соответствующий арендный договор;
- если для регистрации используется жилое помещение, в котором проживает учредитель, то необходимо письменное соглашение на этот процесс со стороны всех прописанных лиц;
- если подачей документации занимается доверенное лицо, то у него должна иметься соответствующая доверенность, заверенная нотариально.
Не требуется сшивать подготовленную документацию. Документы, являющиеся частью устава, скрепляются обычными скрепками. Заявление сшивается непосредственно нотариусом в процессе заверения.
Внесение изменений в уставную документацию
Изменение юридического адреса в уставе происходит не всегда, но эксперты рекомендуют указывать точный адрес в уставной документации. Процедура выполняется на основании решения, принятого руководством компании. Процессом обычно занимается уполномоченное лицо, представленное работником отдела кадров.
Допускается внести некоторые корректировки в устав или полностью подготовить новый документ.
Правила передачи документации в ФНС
Изменения при смене юридического адреса должны вноситься не только в уставную документацию компании, но и в ЕГРЮЛ. При выборе отделения ФНС учитываются следующие правила:
- если не меняется отделение ФНС, с которым будет сотрудничать компания, то передается заявление и другие бумаги в свое подразделение;
- если меняется отделение, то пакет документов направляется в принимающее отделение налоговой службы;
- в некоторых городах работают специальные отделения, предназначенные для регистрации.
Процедура подготовки и передачи необходимых документов осуществляется в течение трех рабочих дней после того, как будет принято официальное решение руководством предприятия. Если данный срок нарушается, то фирма привлекается к ответственности, поэтому уплачивается штраф в размере 5 тыс. руб.
Способы передачи документации
При изменении юридического адреса необходимо своевременно уведомить о таком решении работников ФНС. Для передачи необходимой и правильно подготовленной документации могут использоваться разные способы:
- руководитель организации лично посещает налоговую службу, причем при таком способе можно рассчитывать на то, что представитель ФНС сразу проверит все документы, поэтому можно быть уверенным в отсутствии ошибок;
- направляется в ФНС представитель фирмы, обладающий нотариально заверенной доверенностью;
- отправка документации по почте, причем для этого важно пользоваться только заказным письмом, а также описываются вложенные документы, но этот способ используется достаточно редко, так как доставка может занять больше, чем три дня;
- направление бумаг в электронном виде, но для этого у директора должна иметься электронная подпись.
Выбор способа зависит только от решения руководства предприятия, желающего внести изменения в устав юридического адреса. Образец заявления в ФНС можно изучить ниже.
Получение документов от ФНС
После передачи документов в отделение налоговой службы надо подождать не меньше 5 дней. После этого необходимо вновь обратиться в организацию для получения подтверждения изменения юридического адреса в ЕГРЮЛ. Процедура выполняется только в случае, если в учреждение были переданы действительно все необходимые документы, а также в них отсутствуют недостоверные сведения или ошибки.
В ФНС можно получить следующие бумаги:
- новый заверенный устав, если вносились корректировки в уставную документацию;
- выписка из ЕГРЮЛ, в которой указывается новый адрес, по которому зарегистрирована компания;
- если меняется отделение ФНС, с которым будет сотрудничать организация, то дополнительно выдается справка о снятии с учета в подразделении;
- уведомление о постановке на учет в другом отделении налоговой службы.
Если в переданной документации будут выявлены разные неточности или ошибки, а также в случае, если выбранный адрес не будет подходящим для этих целей, то будет отказано в смене адреса. Об этом руководитель предприятия будет уведомлен в письменном виде. В этом случае надо сначала устранить все недостатки, а потом вновь подготовить все документы для изменения юридического адреса. Образец заявления желательно изучить заранее, чтобы не допустить ошибок в процессе заполнения этого документа.
Уведомление контрагентов и банков
Как только будет официально осуществлено изменение юридического адреса фирмы, то об этом необходимо оповестить партнеров. Дополнительно уведомление передается работникам банковских организаций, в которых у компании имеются открытые счета или вклады.
Каждому банку и контрагенту отправляются следующие документы:
- уведомление в письменном виде, составленное в свободной форме;
- новая печать компании;
- копия протокола, составленного по итогам собрания учредителей, которая может заменяться решением одного владельца фирмы;
- новая выписка из ЕГРЮЛ, в которой уже содержится информация о новом адресе;
- обновленный устав.
Все партнеры организации должны знать о новом адресе, по которому зарегистрирована компания.
Можно ли воспользоваться жилым адресом руководителя?
По закону допускается регистрировать предприятие в жилом помещении, которое используется в качестве места проживания учредителя. У такого участника должна иметься доля, превышающая 50 %. В этом случае изменение юридического адреса происходит по упрощенной схеме. Для этого передается в ФНС следующая документация:
- правильно заполненное заявление;
- квитанция об уплате госпошлины;
- протокол собрания, на котором принимается решение;
- измененный устав.
По закону не требуется в ФНС передавать какие-либо подтверждающие бумаги по используемому помещению, но лучше составить собственнику жилья письменное разрешение на регистрацию компании. Дополнительно требуются копии правоустанавливающих документов.
Нужно ли вносить изменения в уставную документацию?
По закону в уставе должна содержаться информация только о городе, в котором работает компания. Точный адрес не является обязательным. Если же изначально указывалась данная информация, то при смене помещения, в котором располагается основной офис компании, рекомендуется внести корректировки и в устав.
При таких условиях измененная документация прикладывается к другим документам, передаваемым в ФНС.
Заключение
Компаниям часто приходится менять юридический адрес по разным причинам. Процедура должна выполняться с непременно уведомлением ФНС, партнеров и банков. Для налоговой службы необходимо собрать полный пакет документов, в который входит правильно сформированное заявление и другие бумаги.
Важно грамотно выбрать непосредственное помещение для работы, по которому не должно быть зарегистрировано больше 5 компаний. Дополнительно в этом помещении должен постоянно находиться секретарь, принимающий почту.