Интересует вопрос, как написать правильно письмо? Изучение формата и тона подачи официального запроса - необходимый жизненный навык. К счастью, деловые письма обычно пишут по определенному шаблону. Как только вы изучите правильную технику, с написанием писем не будет проблем. В статье рассмотрены правила деловой переписки и примеры оформления.
Основы написания письма
Прежде всего, нужно относиться с заботой и уважением к собеседнику. Хорошее отношение к получателю письма в большинстве случаев поможет решить рабочие вопросы. Интересует, как написать правильно письмо? Большинство деловых писем соответствуют установленному, простому в освоении формату. Его вы можете адаптировать для любого типа текста. Такой документ всегда должен содержать дату, информацию об отправителе и получателе и еще несколько основных параграфов.
Структура делового письма
- Реквизиты отправителя должны быть в шапке письма (Ф.И.О. или название организации, фактический и почтовый адрес и контактные данные).
- Далее нужно указать то же о получателе, кроме контактов.
- Затем следует заголовок текста («Уважаемый Игорь Васильевич», «Письмо-просьба» и т.п.).
- После заголовка идет основная часть. Тело является центральной частью письма, и оно должно быть передано не более чем в трех абзацах. Если у вас больше, значит, вы не лаконичны. Прочитайте еще раз и уберите лишнее. Заявите о намерении написать письмо в первом абзаце. Во втором приведите конкретные примеры, которые подчеркнут ваше желание для составления документа. В последнем абзаце основной части приведите изложение о выгодах сотрудничества с вами. Это всего лишь один пример, в статье будет подробно рассмотрено, как написать правильно письмо, образцы документов.
- В конце указывается подпись отправителя. Если это юридическое лицо, то нужно поставить печать и подпись уполномоченного лица.
Какие бывают официальные письма
Официальные письма включают в себя письма-заявления, сопроводительные письма, рекомендательные письма, письма об отставке, письма-подтверждения, письма-запросы, корректирующие письма и письма-жалобы. Несмотря на разную целевую аудиторию, все эти документы имеют сходство, когда дело доходит до форматирования и стиля. Вы хотите попасть на собеседование или встречу, но не знаете, как написать правильно письмо? Далее вы найдете советы по оформлению формальных писем, чтобы сообщение передавалось правильным образом.
Письмо-просьба
Разберем, как правильно написать письмо-просьбу. Этот документ относится к некоммерческому типу. Чаще всего одна компания обращается с просьбой к другой об оказании какой-либо услуги. Целью могут служить: просьба описать продукцию, согласование каких-либо действий, встреча командированного и т.п.
Такое письмо является официальным и должно быть написано с соблюдением правил деловой корреспонденции:
- Нужно обращаться к собеседнику по имени и отчеству.
- В начале документа может содержаться причина, цель или ссылка (на телефонный разговор, показатели производства и т.д.).
- В главной части содержится сама просьба. Вежливо и ясно скажите, что вам нужно: «возможно ли...», «я был бы благодарен, если бы Вы согласились...», «прошу Вас…».
- Не включайте в текст ненужную лесть или извинения.
- Укажите всю необходимую информацию, например временные рамки.
- Если нужно получить ответ в конкретный срок, обязательно пометьте это.
Теперь вы знаете, как правильно написать письмо-просьбу, образец можно найти ниже.
Сопроводительное письмо
Этот одностраничный документ чаще всего отправляют вместе с резюме. Его цель состоит в том, чтобы убедить менеджера по персоналу рассмотреть ваше резюме.
Ситуация такова, что российские работодатели не придают большого значения таким документам. Они рассмотрят ваше резюме в любом случае. Это связано с низким качеством написания подобных документов. Чаще всего соискатели не могут грамотно составить сопроводительное письмо. Но есть и хорошая сторона. Из-за этого при правильном оформлении документа вы получите дополнительный шанс приема на работу.
Цель – привлечение внимания к резюме. Нужно сделать так, чтобы работодатель захотел ознакомиться с ним. Юмор уместен только для творческих должностей. Не нужно писать шутку, если вы не уверены в ней. Как правильно написать сопроводительное письмо?
- Лучше всего обращаться к конкретному адресату. Обычно в вакансиях указывают контактное лицо.
- Напишите, откуда вы узнали о вакансии. Например, на официальном сайте организации или от сотрудника.
- В основной части письма нужно четко и ясно изложить информацию о себе, почему вы заинтересовались данной вакансией и что отличает соискателя от остальных кандидатов.
- Не указывайте информацию о своих амбициях и карьерном росте. Это может отпугнуть.
- Избегайте акцентировать внимание на ваших слабых сторонах. Например, если вы не работали продолжительное время. Это можно рассказать на собеседовании.
- Нужно избегать банальностей и шаблонных фраз («Я стрессоустойчивый, коммуникабельный» и т.д.).
- В заключение письма укажите о готовности пройти собеседование и ваши контактные данные.
При хорошем оформлении письма менеджер по персоналу заинтересуется вашей кандидатурой.
Письмо в налоговую
Любому предпринимателю нужно знать, как правильно вести документальное обращение в налоговую инспекцию. Компании регулярно должны отчитываться о движении денежных средств. Для подачи документов также необходимо сопроводительное письмо.
Как правильно написать письмо в налоговую. Чтобы изложить информацию в документе, прежде всего нужно руководствоваться правилами деловой переписки:
- В шапке укажите реквизиты организации, отправляющей письмо. Также вы можете воспользоваться фирменным бланком компании.
- Далее укажите наименование налогового органа и Ф.И.О. лица, кому предназначается письмо.
- Напишите заголовок.
- Затем следует основная часть.
Для каждого отдельного случая письмо в налоговую пишется по-разному. Например, обсуждение сроков уплаты налогов, список отправляемых документов, уведомление о смене реквизитов компании и т.п. Такие письма могут использоваться в суде, необходимо изложить всю требуемую информацию.
Письмо президенту
Каждый гражданин России имеет право свободы слова и может обращаться в любые государственные органы с вопросами, которые относятся к их компетенции. Это значит, что президенту тоже можно отправить письмо.
Как правильно написать письмо президенту РФ? Для этого нужно зайти на его официальный сайт и найти нужный раздел. Он так и называется: «Отправить письмо». Вам предоставят перечень вариантов, выберите нужный. Также на сайте вы найдете все необходимые требования для написания письма. Составить подобный документ совсем не сложно:
- Нельзя оформлять документ, используя ненормативную лексику или оскорбления. Такие письма не будут рассматриваться.
- Можно отправлять вместе с письмом сканы справок, выписок и другие документы.
- Укажите ваш полный и точный адрес для ответа.
- В случае судебных разбирательств отправлять письма президенту не нужно. Это не входит в его компетенцию.
- Во всем остальном руководствуйтесь правилами деловой переписки.
Можно отправить письмо в электронном виде или почтой. Адрес для отправления почтовых писем вы найдете на официальном сайте. В соответствии с законами РФ обращение президенту должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента получения.
Письмо о сотрудничестве
Этот документ представляет собой предложение о совместной работе двух компаний на взаимовыгодных условиях. Главная задача письма заключается в том, чтобы потенциальный партнер проявил заинтересованность и предпринял дальнейшие действия. Такие документы могут быть началом перед заключением договора или сделки.
Разберем, как правильно написать письмо о сотрудничестве:
- Документ можно составить в свободной форме, стандартного шаблона не существует.
- Узнайте заранее Ф.И.О. и должность человека, который может принять решение о вашем предложении.
- Заголовок указывать необязательно, но, если он необходим, напишите. Неправильный заголовок может обернуться против отправителя.
- В основной части письма необходимо избегать размытых и непонятных формулировок. Изложите суть предложения четко и лаконично.
- Сделайте акцент на выгодах сотрудничества с компанией или физическим лицом. Перечислите плюсы вашей организации. Например, продолжительный срок существования компании, известные партнеры и т.д.
- Текст не должен быть навязчивым, но старайтесь подтолкнуть получателя к действию.
- Чем меньше объем письма, тем лучше. Многие компании получают ежедневно тонну писем с различными предложениями и тратят на просмотр каждого немного времени. Вы должны уложиться в одну страницу, чтобы адресат мог быстро оценить выгоду работы с вами.
- Можно приложить дополнительные документы к письму. Но не забудьте упомянуть о них.
Если письмо заинтересует, получатель свяжется с вами для запроса коммерческого предложения или для других задач.
Последний шаг
Большинство людей забывают перепроверить в готовом документе грамматические ошибки. Этот важный шаг не следует пропускать, поскольку в деловых письмах безграмотность непростительна.