Письмо - это письменная форма речи, адресованная одному человеку или нескольким людям. В зависимости от получателя (то есть лица, которому адресовано письмо) или жизненной ситуации отправителя, письмо может принимать различные формы. Это может быть служебный, официальный, личный характер.
Личные списки могут быть в любой форме. Однако если письмо должно иметь более формальную форму, следует придерживаться нескольких принципов, представленных ниже.
Понятие
Служебное письмо относится к документам, различаемым по содержанию, теме. Оно используется для связи между организациями, организационными подразделениями в компании, клиентами и коллегами по бизнесу. Письма предоставляют адресату различные данные: они информируют, предупреждают, напоминают и т. д.
Обмен подобными письмами является одним из видов делового общения. Поэтому следует направить внимание на стиль выражения и написания в письме, так как в зависимости от этого создается общее впечатление о получателе. Однако есть шаблоны, формирующие официальные письма. Также есть ряд деталей, которые должны быть включены в подобное письмо.
Текст каждого типа письма должен быть коротким, компетентным, содержать четкие и точные данные.
Служебное письмо - это письменный документ, который может быть:
- ответом на более ранние запросы и документы;
- сопроводительным элементом к прочим документам;
- инициативным письмом.
Виды
Систематизация корреспонденции может проводиться по разным основаниям, которые могут быть связаны с назначением и содержанием документов, их значимостью и срочностью, значением при решении определенных задач, статусом автора и адресата, чертами материального носителя и способа регистрации, технологией передачи и внедрения средств связи, функцией обработки в системах управления.
Перечень обстоятельств для классификации видов служебных писем чрезвычайно широк. На разных этапах создания, передачи и использования деловой информации решаются определенные задачи и используются надлежащие атрибуты систематизации документов.
В зависимости от информации, которая представлена в подобного рода документах, выделяют следующие виды служебных писем:
- Информационное: адресат проинформирован о чем-либо.
- Сопроводительное: если получателю отправлены, кроме письма, остальные документы.
- Извещение: адресат информирует отправителя о получении от него корреспонденции (документы, посылки, переводы и т. д.).
- Гарантийное: если оно подтверждает реализацию определенных обязанностей. Данный тип официального письма имеет юридическую силу. Содержащаяся в нем информация обязана быть представлена верно, без двусмысленности. В отличие от всех остальных официальных писем, обязательно проставление визы руководителя и бухгалтера, и печати компании.
- Сообщение: направление внимания о том, что получатель предоставляет факты, которые его интересуют.
- Приглашение: адресат информируется об организации общественных мероприятий (конференций, семинаров, конкурсов) и приглашается на них.
Эти типы официальных писем являются основными. Однако существует много других взглядов на классификацию служебных писем:
- запрос: направляется в компанию с запросом любой информации;
- требование: в нем требуется исполнение определенных обязательств;
- ответ: это ответ на запрос, предложение;
- претензия с указанием несоответствий в процессе выполнения договоров, его назначение - побудить адресата заплатить штраф, который связан с этим;
- поздравления, отправленные во время официальных праздников;
- благодарность: ориентирована компании, ее работнику либо одному лицу в качестве ответа на любые деяния, которые имеют положительные результаты;
- запрос является одним из более распространенных типов официальных писем, так как во время работы компании существует огромное количество ситуаций, в которых необходимо что-то просить.
Обычно служебное письмо охватывает лишь один вопрос. Один получатель получает столько писем, сколько вопросов необходимо решить. Объединение нескольких вопросов в одно письмо может быть только в том случае, если они соединены вместе.
Особенности
Среди основных особенностей служебных писем можно выделить:
- Письмо строят по специальной определенной схеме: введение с указанием мотивов и причин написания, фактов и ссылок на события, доказательства и обоснования, заключение с изложением выводов и предложений, просьб, требований.
- Целью письма являются определенные побудительные мотивы.
- Отражение одного вопроса.
- Текст излагается в третьем лице и единственном числе.
Структура и содержание
Главным условием содержания служебного письма является краткость. До того как написать письмо, необходимо продумать его содержание и представить сущность вопроса в более понятной и обычной форме. В соответствии с принятыми эталонами, служебное письмо не должно занимать более одного листа. Заглавие не должно быть написано маленькими буквами.
В примере служебного письма присутствуют две части – вступительная и заключительная. Вступительная часть открывает тему письма, предпосылки, которые побудили его составить документ. В последней части указываются действия, которые адресат должен выполнить после прочтения письма: выполнить запрос, принять приглашение, разглядеть предложение, выполнить гарантии, сделать заключения, выполнить требование и т. д. Есть также ситуации, когда письмо состоит лишь из обращения без каких-либо пояснений.
Чтоб облегчить работу с огромным числом писем с похожим содержанием, можно создать шаблоны, в которых определенные данные будут вводиться в пустые поля.
Образец служебного письма
Для того чтобы понять, как правильно заполнять данный документ, приведем конкретный пример.
Можно написать служебное письмо, задействуя следующий шаблон:
- детали организации находятся в центре формы;
- данные получателя справа вверху;
- в середине формы необходимо обращение к получателю, задействуя оборот «Уважаемый» либо «Уважаемая»;
- указание предпосылки, которые побудили вас написать письмо;
- изложение действий, фактов, событий, предложений и т. д.;
- изложение предложений на базе предшествующего абзаца;
- подпись и инициалы.
Текст служебного письма должен быть коротким, понятным, содержать достоверные факты.
Образец служебного письма представлен на рисунке ниже. Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.
Реквизиты
Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.
Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.
Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:
- заглавие компании (организация, компания);
- отдел, в который отправляется официальное письмо;
- должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
- адрес получателя;
- дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
- заглавие должно быть написано в одном предложении. Если письмо небольшое, то заглавие не требуется.
Отмеченные на письме знаки и резолюции о получении также относятся к деталям письма.
Детальная информация о «номере исходящего и входящего документа» записывается в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Основы оформления
Обычным примером служебного письма является документ формата А4, при этом детали располагаются в верхнем углу. В середине бланка реквизиты располагают редко, в основном муниципальные учреждения употребляют эту форму. В случае писем с маленьким размером текста (менее 8 строк) допускается формат A5.
При написании необходимо обратить внимание на следующие моменты по оформлению служебного письма:
- оно должно быть написано на специальном бланке;
- форма обязана содержать все детали организации;
- готовое к отправке письмо должно содержать все нужные данные: дату, исходящий номер, получателя, заглавие, реальный текст, указание возможных приложений, нужные подписи, в некоторых вариантах - печать, детали официального письма также содержат примечания об одобрении и разрешении;
- в организации, в которую было отправлено письмо, после его получения на нем располагается примечание о его направлении в архив;
- верно представленное письмо подписывается официальным лицом;
- вся информация, представленная в письме, обязана быть четкой;
- письма составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется, а другой остается в организации;
- тип письма составляется на базе содержащейся в нем информации: письма с вопросом, письма-напоминания и т. д.
Основные требования
Среди основных требований к служебным письмам можно представить:
- Изначально надо конкретизировать цель письма.
- Обозначить вид или его тип.
- Мысли надо излагать четко и ясно.
- Прописать ожидаемые от адресата действия.
- Определить срочность письма.
- Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
- Суть претензии надо излагать точно и четко.
- Факты должны быть конкретными и реальными.
- Правильное размещение реквизитов.
- Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
- Не применять категоричных выражений.
Основные правила
Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила. Среди них можно выделить:
- составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
- обязательно указание реквизитов;
- рассмотрение только одного вопроса;
- информация излагается кратко, но понятно;
- при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее - все остальные.
Основы написания
В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.
В примере служебного письма определен порядок действий при его создании:
- изучение обстоятельств вопроса и прилагаемой информации;
- составление проекта письма;
- согласование текста с возможными корректировками и редактированием;
- утверждение письма руководителем;
- окончательное оформление и подписание документа;
- регистрация;
- отправка корреспонденции.
Правила набора текста
Существуют специальные правила набора текста, которые изложены ниже:
- применяют популярный шрифт Times New Roman;
- размер шрифта регламентирован для основного текста: 14, для отметок – 12.
В примере служебного письма определены правила размещения реквизитов:
- междустрочный интервал - 1;
- выравнивание текста «по ширине»;
- автоматическая расстановка переносов;
- промежуток от номера регистрации до заголовка составляет 2 интервала, далее до основного текста – 3 интервала.
Основные ошибки
Среди наиболее популярных ошибок при составлении писем можно назвать:
- нет структуры документа;
- применение неофициальной стилистики;
- неправильное оформление документа;
- нарушение правил делового общения;
- подача информации неэффективна;
- документ слишком длинный или, наоборот, слишком короткий;
- применение разных форм при составлении одного и того же документа;
- текст перегружен номенклатурной лексикой и аббревиатурами;
- отсутствие цели в документе.
Выполнение всех указанных требований на практике позволит компании совершенствовать свой документооборот и упростить задачу службам по делопроизводству.