Должность заместителя генерального директора складывается из практических потребностей предприятия. Поэтому обязанности могут быть настолько разными, что не представляется возможным привести универсальные качества идеального сотрудника. Необходимость в заме у гендиректора возникает в следующих случаях:
- При решении сконцентрироваться на стратегических задачах и построении соответствующих целей. Тогда требуется специалист, который будет выполнять оперативное управление.
- При решении отойти от дел. Тогда рассматривают кандидатуру, которому в будущем можно передать дела.
Рассмотрим, какие требования предъявляются к заместителю, и какие задачи перед ним ставятся.
Идеальный кандидат на должность зама
В зависимости от задач, которые ставятся перед кандидатом, к нему предъявляются и определенные требования. Как правило на эту должность ставят специалиста до 30 лет, у которого много сил и энергии, есть готовность перерабатывать большие объемы информации, а потому прогрессировать самому и приносить пользу компании. У него должно быть высшее экономическое или техническое образование. В последнем случае специалист имеет хорошее логическое мышлении, за счет чего правильно структурируются знания.
Безусловно, один диплом иметь мало. Кандидат должен обладать реальными знаниями в экономике, уметь анализировать финансовую деятельность и иметь необходимый опыт работы в области финансов. Обо всем этом работодатель сможет понять на испытательном сроке.
Задачи
Задачи зама имеют много общего с задачами гендиректора. Разница лишь в ответственности, а также в уровне информированности. Заместитель должен хорошо разбираться в общих экономических вопросах, знать законодательство о налогах, договорное право, понимать бухучет. Но и это еще не все. Ему нужно знать работу программ, используемых предприятием, так как возможно на него будет возлагаться обязанность по составлению соответствующих отчетов.
Должностная инструкция
В соответствии с Трудовым кодексом, работодатель не обязан составлять должностную инструкцию, так как в трудовом договоре с заместителем генерального директора должны содержаться сведения о функциональных обязанностях. В то же время этот документ конкретизирует их. В нем содержится список должностных обязанностей с учетом специфики производства, управления, прав сотрудника, ответственности. В должностной инструкции не только говорится о функциях, но содержится информация о квалификационных требованиях, предъявляемых к должности и работе.
Таким образом, она делает взаимодействие между работником и работодателем более легким и понятным. По мнению Роструда должностная инструкция одинаково необходима как работодателю, так и работнику, так как это поможет:
- Оценить работу сотрудника во время испытательного срока.
- Обоснованно отказать ему в приеме на работу.
- Распределить трудовые функции.
- Перевести его на другую работу.
- Оценить добросовестность и полноту исполнения трудовых обязанностей.
Инструкция может утверждаться в виде самостоятельного документа или служить приложением к трудовому договору.
Должностные обязанности. Суть работы
К общим должностным обязанностям заместителя генерального директора по общим вопросам относятся следующие:
- Контроль за хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия.
- Обеспечение полезности каждого работника.
- Принятие мер по ускоренному обороту продукции с применением своевременного заключения договоров. Компании должны обладать соответствующей репутацией и опытом, а заму нужно уметь выбирать таких партнеров.
- Руководство по экономическим вопросам и использованию накопившихся ресурсов. Нужно улучшать и нормировать затраты на сырье, контролировать его употребление на производстве.
- Улучшение экономических показателей, что включает работу над укреплением позиции предприятия, его деятельности, ростом нормативов и финансов.
- Предупреждение и ликвидация накопленных материальных ценностей, излишних расходов материалов, порчи оборудования из-за неправильной или чересчур интенсивной работы.
Права
К правам заместителя генерального директора относятся следующие:
- Делать распоряжения, давать консультации работникам об их трудовой деятельности или при возникновении неполадок.
- Принимать участие в подготовке проектов, приказов и указаний. Например, он может анализировать принятые действия, участвовать в составлении смет, договоров.
- Представлять интересы компании. С этой целью взаимодействовать с госорганами и принимать решения в пределах своей концепции, с разными организациями при решении неотложных вопросов, иметь право подписи.
- Заместитель генерального директора также должен отвечать на запросы разных подразделений предприятия, уметь замещать обязанности любых работников.
- Сообщать руководителю о недочетах в компании, которые были выявлены им лично или по сведениям других сотрудников. Вносить предложения об улучшении функционирования компании, модернизации подразделений.
Обязанности (наблюдение за ситуацией на предприятии)
В рамках данного направления деятельности, заместитель генерального директора имеет следующие обязанности:
- Контролировать и участвовать в составлении необходимых документов, смет, где определяются переработки, а также модернизация технологий.
- Осуществлять контроль за своевременной сдачей отчетности, расчетами, их включением в основную документацию.
- Курировать исполнение планов, нормативов, возможности реализации производства.
- Если генеральный директор отсутствует, то его обязанности переходят заму. Поэтому данный сотрудник должен уметь вести переговоры, проводить мероприятия, организовывать встречи.
Работники должны подчиняться заместителю генерального директора. Он не только курирует их работу, но и принимает меры для улучшения результативности и повышении безопасности. Зам разрабатывает, улучшает и внедряет правила внутреннего распорядка, предписания по пожарной безопасности, а также охране труда. Он передает сотрудникам приказы и требования генерального директора, а также обеспечивает и контролирует их исполнение.
Обязанности по экономическим вопросам
В соответствии с должностной инструкцией, заместитель директора по экономическим вопросам должен осуществлять следующие функции:
- Координировать деятельность отдела по разработке стратегии.
- Заниматься планированием и контролем за показателями по хозяйственной части.
- Анализировать результаты деятельности, разрабатывать и внедрять новые методики с целью улучшения финансовых показателей.
- Контролировать пользование ресурсами.
- Участвовать в заключении коллективного соглашения, расписании штата.
- Работать над улучшением экономических показателей разных подразделений.
- Работать над улучшением производства, выполнять функции антикризисного управления.
Если речь идет о компании международного уровня, то к этим требованиями добавляются международные стандарты. В частности, в них входит наличие знаний осуществления финансовой отчетности, английского языка, дополнительного образования (МВА, сертификат CFA и СРА).
У разных специалистов могут отличаться обязанности. Чтобы успешно с ними справляться, заместитель генерального директора по экономике, помимо прочего, должен обладать лидерскими качествами, а также являться коммуникабельным человеком, уметь убеждать и оказывать влияние на других людей, принимать ответственные решения.
Обязанности по стратегическому развитию
Зам гендиректора по развитию планирует работу компании в будущем. Он говорит о ее миссии, задачах и целях, определяет политику. В связи с этим, такой специалист должен обладать определенными требованиями, в число которых входит наличие профильного высшего образования и опыт управленческой деятельности.
Он должен обладать знаниями по теории управления, маркетинга, экономики, менеджмента. К основным обязанностям заместителя генерального директора по развитию относятся следующие:
- Планирование развития компании, мониторинг производственной деятельности, анализ соответствующих показателей.
- Разработка и реализация новых проектов, подготовка необходимой документации.
- Назначение ответственных лиц, организация и контроль за выполнением поставленных задач подразделений компании.
Разработка антикризисных мер, изменение планов также относится к функциям этого специалиста, если возникнут соответствующие ситуации. Заместитель гендиректора может запрашивать и пользоваться любыми сведениями, касающимися деятельности компании.
Ответственность
Вне зависимости от того, в какой сфере трудится заместитель генерального директора (по безопасности, экономике, стратегическому планированию и так далее), он будет нести ответственность в следующих случаях:
- При неисполнении возложенных обязанностей или исполнении их ненадлежащим образом.
- При неисполнении распоряжений гендиректора.
- При разглашении конфиденциальной информации.
- При неисполнении положений трудовой дисциплины, правил распорядка, безопасности, в том числе, противопожарной.
- При предоставлении неправдивых сведений об исполнении поставленных задач.
- При срыве установленных сроков.
- При утрате материальных ценностей по его вине.
Заключение
Должностная инструкция – это документ, в котором подробно регламентируются аспекты деятельности сотрудника. Она составляется гендиректором или с помощью привлеченных специалистов и значительно упрощает не только подбор подходящей кандидатуры на вакантное место (к примеру, заместителя генерального директора по капитальному строительству), но и упорядочивает работу сотрудника в будущем.