Бухгалтерский аутсорсинг: виды, плюсы и минусы удаленного ведения бухгалтерии

В любой организации налоговый учет остается важной частью работы всего предприятия. Вот почему многие компании нуждаются в профессиональных бухгалтерских услугах. Однако не каждая фирма способна нанять такого сотрудника в штат. В этом случае есть услуга бухгалтерский аутсорсинг, преимущества которого оценили многие представители бизнеса. Возможно, вам тоже стоит оказаться в их числе.

Что это?

Чтобы принять решение о целесообразности заключения договора на бухгалтерский аутсорсинг, нужно понимать, что собой представляет эта услуга. Ведь только разобравшись в ее преимуществах и недостатках, руководитель может принять правильное решение.

По сути, это частичная или полная передача бухгалтерских функций сторонней организации, которая будет заниматься финансовым и налоговым учетом, подготавливать и отправлять отчеты в компетентные органы.

Нередко аутсорсинг бухгалтерского учета путают с приглашением стороннего специалиста в собственную компанию. Но это совершенно не так. Нужно четко понимать разницу. Ведь в случае бухгалтерского аутсорсинга компания, наоборот, передает часть собственных функций другой организации за определенное финансовое вознаграждение.

Актуальность

Каждому, кто ведет бизнес, непременно потребуется вести учет всех финансовых операций. Как минимум за прибыль придется отчитываться перед налоговой. Вот почему средние и крупные компании предпочитают нанимать целый штат собственных бухгалтеров, чего нельзя сказать о мелких организациях. Если количество финансовых операций невелико, экономически невыгодно нанимать профильного специалиста. Вот почему в этом случае актуален аутсорсинг бухгалтерского учета, позволяющий экономить на зарплате штатного сотрудника.

В России рынок этих услуг развивается относительно недавно. На текущий момент в Москве действует около полутора тысяч компаний, предлагающих бухгалтерское сопровождение, аутсорсинг и другие услуги. Это особенно удобно для среднего и мелкого бизнеса. Ведь расходы в данном случае могут быть ниже, чем на оплату наемного сотрудника.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Предложения компаний, предоставляющих эту услугу, можно условно разделить на четыре типа. Какой из них выбрать, каждая компания принимает решение самостоятельно, основываясь на финансовых возможностях, поставленной цели и стремлению передать бухгалтерию на удаленное ведение.

Консультирование

Это бухгалтерский аутсорсинг в самом простом его проявлении. Компании заказывают такую услугу в определенных ситуациях. К ним относится проверка штатных специалистов, а точнее качества выполняемой ими работы.

Также бухгалтерский аутсорсинг практикуется в тех случаях, когда предстоят сложные задачи, в которых текущие сотрудники не имеют должного опыта, а руководитель хочет быть уверен в безупречном результате работы. Например, это относится к сделкам с зарубежными партнерами.

Даже если действующий бухгалтер в компании справляется со своей деятельностью, периодическое консультирование со стороны более опытных коллег явно не будет лишним. Ведь в ситуации, когда налоговое законодательство регулярно обновляется, сложно уследить за всеми нюансами.

Выборочный аутсорсинг бухгалтерских услуг

В таких ситуациях руководство передает на удаленное обслуживание лишь некоторую часть всех функций. Например, возможны следующие варианты.

• Расчет оплаты труда наемных сотрудников.
• Составление отчетности.
• Подготовка налоговой декларации и т.д.

Частичное ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг передают в тех случаях, когда руководство не планирует полностью терять контроль над финансовым учетом.

Этот вариант также пользуется спросом среди тех, кто желает освободить штатных бухгалтеров от однотипной рутинной работы или даже сократить некоторых сотрудников. Частично передавая ведение бухгалтерского учета на аутсорсинг, некоторые функции компания будет исполнять самостоятельно.

Полный аутсорсинг

В этой ситуации компания-заказчик все функции возлагает на удаленного бухгалтера. Такой вид аутсорсинга позволяет руководству вообще не нанимать штатных бухгалтеров. Возможно, таким способом удастся сократить расходы на содержание сотрудников.

Аутсорсинг от лица главного бухгалтера

Такой вид сотрудничества предоставляет сторонней организации право подписи. При этом заказчик полностью избавляет себя от работы с финансовой документацией.

Однако такой аутсорсинг бухгалтерских услуг обладает существенным недостатком. Ведь собственник бизнеса в данном случае почти полностью теряет контроль над действиями исполнителя. Прежде, чем принимать такое решение об удаленном ведении бухгалтерии, нужно тщательно все обдумать.

Особенности

Многие компании предпочитают передать бухгалтерский аутсорсинг организации, которая возьмет на себя функции финансового и налогового учета. Это позволяет сэкономить на организации рабочих мест для сотрудников. А также на крупных налоговых отчислениях, в которых нуждается каждый сотрудник.

Компании, предоставляющие услугу бухгалтерского сопровождения (аутсорсинг), имеют в штате немалое количество разных специалистов. Все они обладают высокой квалификацией. Это не только бухгалтеры, но и менеджеры, специалисты в сфере права, налоговые эксперты и т.д.

Бухгалтерский аутсорсинг (ведение налоговой и финансовой отчетности) настолько активно развивается, что многие организации с удовольствием переходят на удаленное обслуживание.

Благодаря интернет-технологиям, все данные могут храниться на облачном сервисе. Что это означает для пользователей? Руководитель организации-заказчика или другой ее сотрудник в любой момент могут просматривать бухгалтерскую отчетность. Это удобно и позволяет контролировать деятельность аутсорсинговой компании в любое время.

Любопытен тот факт, что при использовании облачного хранилища контролирующие органы не смогут получить информацию, даже если по каким-то причинам решат изъять компьютеры. Для кого-то эта особенность может оказаться значимой.

Плюсы удаленного ведения бухгалтерии

• Сокращение затрат на штатных бухгалтеров. Ведь каждому сотруднику нужно отдельное рабочее место. Предварительно его нужно оборудовать, закупив стол, компьютер и другую оргтехнику, а также установить набор необходимых для выполнения бухгалтерских функций программ. Помимо этого, за каждого сотрудника нужно делать существенные налоговые отчисления. Это не только НДФЛ, но и выплаты в Пенсионный фонд например. Аутсорсинговая компания уже имеет всю нужную для выполнения бухгалтерских функций технику, а оплата удаленной бухгалтерии – это расход, на который заказчик может получить вычет НДС.
• Качество. В компании, предлагающей аутсорсинговые услуги, все бухгалтерские процессы уже налажены. Не нужно тратить время на подбор персонала и его обучение. В компании-аутсорсере работают разные специалисты, не только бухгалтеры. Поэтому возникающие в процессе работы вопросы решаются довольно быстро. Выполненная работа проходит внутреннюю проверку более квалифицированными сотрудниками, прежде чем попадает к конечному заказчику. Это позволяет не беспокоиться за результат.
• Ответственность. Все аутсорсинговые услуги оказываются на основании договора. Его условия нужно внимательно изучить перед подписанием. Среди аутсорсинговых компаний считается нормальной практика нести ответственность за потерю документов, допущенные ошибки и т.д. Поэтому возникшие по его вине штрафы и другие расходы аутсорсер должен покрывать самостоятельно.
• Конфиденциальность. Заключенный договор должен включать пункт о неразглашении информации. Ведь все финансовые данные, которые получает аутсорсер, фактически составляют коммерческую тайну и не должны разглашаться и становиться доступны посторонним лицам.

Минусы удаленного ведения бухгалтерии

На основании вышеперечисленных преимуществ может показаться, что аутсорсинг финансового и налогового учета – идеальная услуга. Однако жизнь заставляет трезво смотреть на вещи. Не стоит упускать из вида возможные недостатки. Ведь только взвешенное решение приносит достойный результат. Итак, минусы:

• Недостаточный контроль. В отличие от штатного сотрудника, специалисты аутсорсинговой бухгалтерской компании не находятся в соседнем кабинете, поэтому наблюдать их работу в режиме онлайн проблематично. Однако при использовании интернет-технологий этот недостаток минимизируется, позволяя заказчику проверять документы с любого устройства, подключенного к Всемирной сети.
• Разглашение информации. Даже несмотря на пункт о конфиденциальности, всегда существует риск его нарушения. Финансовую информацию теоретически могут передать третьим лицам, а попросту «слить». Не исключено, что за определенное вознаграждение. Но нужно понимать, что в этом случае аутсорсеру придется нести ответственность за такую халатность, а крупные компании и вовсе не станут заниматься такой ерундой, рискуя собственной репутацией, которая приносит значительно большие доходы.
• Незнание особенностей бизнеса. В каждой сфере есть собственные нюансы. Сотрудник аутсорсинговой компании, даже в совершенстве владеющий тонкостями бухгалтерского учета, может не знать элементарных вещей, связанных с профессиональной деятельностью организации-заказчика. Однако нужно понимать, что большая часть действий финансово учета универсальны, поэтому названный недостаток нельзя считать существенным.
• Низкое качество. Есть вероятность стать клиентом некомпетентных бухгалтеров, использующих несовершенные технологии. Например, изменения финансового и налогового учета нужно отслеживать постоянно. Если пренебрегать этим рутинным действием, можно допустить ошибки в ведении бухгалтерского учета, снижающие качество услуг, оказываемых аутсорсинговой компанией.

Вывод

Каждому руководителю приходится решать вопрос об организации финансового учета в собственной компании. Выбирать приходится между наймом штатного бухгалтера и аутсорсинговым сопровождением. Преимущество второго варианта в сокращении расходов. Кроме того, компании предлагают клиентам несколько вариантов обслуживания. Например, это может быть полное или частичное бухгалтерское сопровождение. От выбранной услуги зависят дальнейшие расходы.