Расширенный фильтр в Excel: как сделать и как им пользоваться

Многие пользователи ПК хорошо знакомы с пакетом продуктов для работы с различного рода документами под названием Microsoft Office. Среди программ этой компании есть MS Excel. Данная утилита предназначена для работы с электронными таблицами.

В программе присутствует так называемый расширенный фильтр в Excel. Он предназначен для удобства работы и создания таблиц. О нем и пойдет речь в нашей статье. Мы расскажем далее, как его делать и как пользоваться.

Что это за функция? Описание

Что значит расширенный фильтр в Excel? Это функция, которая позволяет разграничивать выбранные данные (по столбцам в "Экселе") относительно введенных требований.

К примеру, если у нас есть электронная таблица со сведениями обо всех учениках школы (рост, вес, класс, пол и т. п.), то мы с легкостью сможем выделить среди них, скажем, всех мальчиков с ростом 160 из 8-го класса. Сделать это можно, используя функцию "Расширенный фильтр" в Excel. О ней мы и будем детально рассказывать далее.

Что значит автофильтр?

Какие особенности имеет обычный и расширенный фильтр? Сначала расскажем про первый. Автофильтр (обычный) предназначен для разграничения данных по заранее известным критериям, количество которых определено. Его используют, когда имеется электронная таблица незначительных размеров, по столбцам и заданным параметрам. Если нам необходимо задать неограниченное количество критериев для фильтрации, необходимо выбирать расширенный.

Как делать правильно?

Как сделать расширенный фильтр в Excel? Чтобы было понятно, каким образом происходит процедура и как она делается, рассмотрим пример.

Инструкция по расширенной фильтрации электронной таблицы:

1. Необходимо создать место выше основной таблицы. Там и будут располагаться результаты фильтрации. Должно быть достаточное количества места для готовой таблицы. Также требуется еще одна строка. Она будет разделять отфильтрованную таблицу от основной.
2. В самую первую строку освобожденного места скопировать всю шапку (названия колонок) основной таблицы.
3. Ввести необходимые данные для фильтрации в нужный столбец. Отметим, что запись должна выглядеть следующим образом: = "= фильтруемое значение".
4. Теперь необходимо пройти в раздел "Данные". В области фильтрации (значок в виде воронки) выбрать "Дополнительно" (находится в конце правого списка от соответствующего знака).
5. Далее во всплывшем окошке нужно ввести параметры расширенного фильтра в Excel. "Диапазон условий" и "Исходный диапазон" заполняются автоматически, если была выделена ячейка начала рабочей таблицы. Иначе их придется вводить самостоятельно.
6. Нажать на Ок. Произойдет выход из настроек параметров расширенной фильтрации.

После проделанных шагов в основной таблице останутся только записи по заданному разграничивающему значению. Чтобы отменить последнее действие (фильтрацию), нужно нажать на кнопку "Очистить", которая находится в разделе "Данные".

Работа с расширенным фильтром в "Экселе"

Как пользоваться расширенным фильтром в Excel? Для того чтобы понять, обратимся к данной функции повторно. Предположим у нас в электронной таблице есть колонка с городами. До этого мы уже делали расширенную фильтрацию на город Ростов. Теперь же хотим в этом же документе добавить к полученным по городу Ростову еще и те записи, которые соответствуют городу Самаре.

Для этого необходимо:

1. Разместить условия разграничения (="-Самара") под предыдущим запросом (="=Ростов").
2. Вызвать меню расширенного фильтра (раздел "Данные", вкладка "Фильтрация и сортировка", выбрать в ней "Дополнительно").
3. Нажать Ок. После этого расширенная фильтрация закроется в Excel. А на экране появится готовая таблица, состоящая из записей, в которых указан город Самара или Ростов.

Важно!

При работе следует учитывать следующий очень важный момент. Все введенные критерии должны находиться только в тех столбцах, по которым идет фильтрование. Выше основной таблицы.

После того как был изучен основной метод расширенной фильтрации, можно приступать к изучению всех возможностей данной функции. Имеется в виду именно использование формул.

Расширенная фильтрация. Основные правила использования при работе "Экселе"

Правила использования:

• Критериями отбора называются результаты исходной формулы.
• Результатом могут быть только два значения: "ИСТИНА" или "ЛОЖЬ".
• При помощи абсолютных ссылок указывается исходный диапазон фильтруемой таблицы.
• В результатах формулы будут показаны только те строки, которые получают по итогу значение "ИСТИНА". Значения строк, которые получили по итогу формулы "ЛОЖЬ", не будут высвечиваться.

При помощи этих правил можно создавать любые формулы с допустимыми операндами и значениями.

Пример в "Экселе 2010"

Рассмотрим пример расширенного фильтра в Excel 2010 и использования в нем формул. К примеру, разграничим значения какого-нибудь столбца с числовыми данными по результату среднего значения (больше или меньше).

Инструкция для работы с расширенным фильтром в Excel по среднему значению колонки:

1. Для начала необходимо выбрать формулу среднего значения данных столбца. Для этого нужно выбрать диапазон результатов от начальной записи до конечной. Просуммировать их и разделить на количество строк (количество записей).
2. После этого выбрать в разделе "Фильтрование и сортировка" пункт "Дополнительно". Вписать туда нужные данные (по диапазонам).
3. После этого нажать Ок. В результате получится таблица, в которой есть записи, не превышающие среднего значения по заданному столбцу.

Таким образом можно использовать расширенную фильтрацию довольно разнообразными способами. Сделать это можно, прибегая к составлению различного рода формул.

Главное - не забывать вписывать критерии фильтрации над основной таблицей в столбце, по которому будет проводиться разграничение.

Внимание! При работе записи, которые не прошли критерий фильтрации, не удаляются. Они просто не показываются (не отображаются). Расширенная фильтрация предназначена для того, чтобы можно было скопировать результат и вставить его куда-нибудь в другое место. После этого необходимо нажать на "Очистить" в разделе "Фильтрация и сортировка". Тогда ваша исходная таблица вернется на экран.

Автофильтр. Пример использования

Автофильтр - это обычный инструмент. Его можно применить, исключительно задав точные параметры. Например, вывести все значения таблицы, которые превышают значения 1000 (< 1000), или показать точные данные, как было рассмотрено в примере с городами.

Им пользуются намного чаще, чем расширенным. Однако параметров для фильтрации, предлагаемых автофильтром, часто бывает недостаточно.

Плюсы и минусы расширенного фильтра в программе "Эксель"

Так как расширенная фильтрация - это дополнение к обычной, то в ее использовании есть свои преимущества и недостатки. Их мы сейчас и рассмотрим.

Плюсы расширенной фильтрации:

• можно использовать формулы.

Минусы расширенной фильтрации:

• чтобы проделать данную операцию, необходимо потратить больше времени на разбирательство с введением диапазона и исходных данных;
• для использования расширенного фильтрования с применением формул необходимо знать и уметь пользоваться правилами логики и составления уравнений MS Excel.

Несмотря на наличие минусов, эта функция имеет все же большее количество возможностей, нежели просто автофильтрация. Хотя при последней нет необходимости вводить что-то свое, кроме критерия, по которому будет проводиться выявление значений.

Фильтрация по двум отдельным критериям. Как правильно ее сделать?

Расширенная фильтрация позволяет использовать различные формулы имеющейся электронной таблицы. Если вам необходимо разграничить ее сначала по одному критерию, потом по другому (отдельно друг для друга), необходимо:

1. Создать место для ввода параметра фильтрования. Удобнее всего оставлять это место над основной таблицей и не забывать копировать шапку (названия столбцов), чтобы не запутаться, в какую колонку вводить этот критерий.
2. Ввести нужный показатель для фильтрации. Например, все записи, чьи значения столбца больше 1000 (> 1000).
3. Пройти во вкладку "Данные". В разделе "Фильтрация и сортировка" выбрать пункт "Дополнительно".
4. В открывшемся окошке указать диапазоны рассматриваемых значений и ячейку со значением рассматриваемого критерия.
5. Нажать на Ок. После этого будет выведена отфильтрованная по заданному критерию таблица.
6. Скопировать результат разграничения. Вставить отфильтрованную таблицу куда-нибудь в сторону на том же листе Excel. Можно воспользоваться другой страницей.
7. Выбрать "Очистить". Данная кнопка находится во вкладке "Данные" в разделе "Фильтрация и сортировка". После ее нажатия отфильтрованная таблица вернутся в первоначальный вид. И можно будет работать с ней.
8. Далее необходимо снова выделить свободное место для таблицы, которая будет отфильтрована.
9. Потом нужно скопировать шапку (названия столбцов) основного поля и перенести их в первую строчку освобожденного под отфильтрованную структуру места.
10. Пройти во вкладку "Данные". В разделе "Фильтрация и сортировка" выбрать "Дополнительно".
11. В открывшемся окошке выбрать диапазон записей (столбцов), по которому будет проводиться фильтрация.
12. Добавить адрес ячейки, в которой записан критерий разграничения, например, "город Одесса".
13. Нажать на Ок. После этого произойдет фильтрация по значению "Одесса".
14. Скопировать отфильтрованную таблицу и вставить ее либо на другой лист документа, либо на той же странице, но в стороне от основной.
15. Снова нажать на "Очистить". Все, готово. Теперь у вас имеются три таблицы. Основная, отфильтрованная по одному значению (>1000), а также та, что отфильтрована по другому значению (Одесса).

Небольшое заключение

Несмотря на то что на первый взгляд данная функция кажется сложной, на самом деле все довольно просто. Все, что необходимо знать, это диапазон условий расширенного фильтра в Excel. Однако нельзя забывать следующее. Не следует путать обычный и расширенный фильтр. Также рекомендуется выучить правила логики и составления формул Excel, тогда работа с фильтром становится простой.